檢測機(jī)構(gòu)想要申報(bào)實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可，獲取認(rèn)可資質(zhì)，做好文件控制工作，是其中一個(gè)及其重要的環(huán)節(jié)。

　　為什么這么說呢，首先我們來看看CNAS-CL01《檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》。準(zhǔn)則中4.2.1“應(yīng)將其政策、制度、計(jì)劃、程序和指導(dǎo)書制訂成文件”，隨后4.3中單獨(dú)形成一個(gè)章節(jié)“文件控制”。可見文件的控制在準(zhǔn)則中所占比重還是相當(dāng)大的，做好文控工作是申報(bào)實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可的基礎(chǔ)。

　　如何做好文控工作呢?首先應(yīng)該明確文件的概念。文件是以文字或圖示描述管理內(nèi)容或業(yè)務(wù)內(nèi)容、通過規(guī)定程序由有權(quán)人員簽署發(fā)布、要求接收者據(jù)此做出規(guī)范反應(yīng)的電子文檔或紙質(zhì)文檔。一般形式為硬拷貝類和電子類。硬拷貝就是大家常見的紙質(zhì)版文件，電子版一般體現(xiàn)為PDF和WORD形式。

　　為了便于識別，通常會賦予文件一個(gè)唯一性編號，各個(gè)實(shí)驗(yàn)室在進(jìn)行編號時(shí)，可結(jié)合公司的企業(yè)文化，將公司的縮寫、LOGO融入編號規(guī)則當(dāng)中。對于文件的管理首先應(yīng)該確定一個(gè)范圍，一般以“文件控制清單”來體現(xiàn)。清單內(nèi)的文件根據(jù)其來源可分為外部文件和內(nèi)部文件，顧名思義，內(nèi)部文件就是實(shí)驗(yàn)室自己編寫的文件，外部文件是實(shí)驗(yàn)室為了滿足自身需求而引用的相關(guān)文件，包括認(rèn)可委準(zhǔn)則、規(guī)則、指南、檢測用的標(biāo)準(zhǔn)方法以及參考書籍等。確認(rèn)了文件的管理范圍，接下來就要將文件“傳達(dá)至有關(guān)人員”，被其“理解、獲取和執(zhí)行”。一般通過“文件發(fā)放回收記錄”來體現(xiàn)。文件的發(fā)放類型及份數(shù)需要根據(jù)實(shí)驗(yàn)室需求而定，例如體系文件需要全體人員進(jìn)行學(xué)習(xí)使用，而檢測標(biāo)準(zhǔn)則僅僅針對于檢測人員，因此發(fā)放份數(shù)肯定是不同的。文件在使用過程中，相關(guān)人員會對其適用性提出質(zhì)疑，這也是體系持續(xù)改進(jìn)的一種表現(xiàn)形式。內(nèi)部文件實(shí)驗(yàn)室人員在日常使用過程中可隨時(shí)提出文件的修訂申請，而實(shí)驗(yàn)室還會定期對文件進(jìn)行審核，產(chǎn)生“文件評審記錄”，來確認(rèn)相關(guān)內(nèi)部文件是否需要修訂。如果有修訂需求，相關(guān)人員填寫“文件修訂申請”，經(jīng)過審核、批準(zhǔn)，方可進(jìn)行修訂。審核人和批準(zhǔn)人必須是原文件編寫時(shí)審核批準(zhǔn)的崗位。對于外部文件，一般通過查新來確認(rèn)文件的最新有效，填寫“標(biāo)準(zhǔn)有效性確認(rèn)記錄”。當(dāng)實(shí)驗(yàn)室發(fā)放的文件數(shù)量較少時(shí)，可通過借閱、復(fù)印等方式獲取文件內(nèi)容，借閱復(fù)印時(shí)應(yīng)填寫“文件借閱復(fù)印登記表”。
 

　　隨著科技的飛速發(fā)展，越來越多的實(shí)驗(yàn)室將LIMS系統(tǒng)引入到實(shí)驗(yàn)室日常管理當(dāng)中。文件的控制也逐漸被融合進(jìn)來，但本文僅就現(xiàn)階段大多數(shù)實(shí)驗(yàn)室如何管理文件進(jìn)行簡單的闡述。目前電子文件僅僅是作為紙質(zhì)版文件的輔助工具，以PDF格式發(fā)布在各檢測機(jī)構(gòu)或其母體的網(wǎng)絡(luò)公示平臺上，共有權(quán)限的人進(jìn)行學(xué)習(xí)(無法下載和修改)，同時(shí)實(shí)驗(yàn)室會制定一名專人負(fù)責(zé)電子文件的更新替換。電子文件的管理按照紙質(zhì)版文件的要求進(jìn)行管理。文件的控制是實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可的基礎(chǔ)，文控工作同時(shí)也是一個(gè)繁瑣的工作，可謂牽一發(fā)而動全身，因此在日常工作中安排的人員應(yīng)耐心、細(xì)致。

　　本文針對文件如何管理，以記錄的形式向廣大讀者進(jìn)行了闡述，這種形式我個(gè)人覺得比較直觀，如有不妥可進(jìn)行互動交流與溝通。

　　北京愛格森信息咨詢是一家實(shí)驗(yàn)室認(rèn)證認(rèn)可公司，咨詢范圍涵蓋了生物、化學(xué)、金屬、電子電器、建材與建筑、計(jì)量、無損、電磁兼容、軟件、司法鑒定、等20余個(gè)專業(yè)，涉及了機(jī)械、地質(zhì)礦產(chǎn)、石油、食品、制藥、環(huán)保、紡織、煤炭、電氣、檢驗(yàn)檢疫、公共衛(wèi)生、建設(shè)、玩具、信息技術(shù)和等行業(yè)。

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